Bewaartermijnen AVG

Een van de belangrijkste beginselen uit de AVG is het beginsel van ‘opslagbeperking’, neergelegd in artikel 5 lid 1 onder e AVG. Dit beginsel houdt – kort gezegd – in dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. In het kader van het beginsel van opslagbeperking is dit overzicht opgesteld.

 

Veel bewaartermijnen zijn afkomstig uit het Vrijstellingsbesluit Wbp. Dit besluit is vervallen per 25 mei 2018. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan dat de huidige bewaartermijnen over het algemeen niet zullen wijzigen. Wanneer aan voornoemde bewaartermijnen wordt voldaan, wordt waarschijnlijk voldaan aan de AVG. Belangrijk hierbij is dat persoonsgegevens in ieder geval niet langer dan noodzakelijk worden bewaard.

 

1. Sollicitanten

Document/gegevens Bewaartermijn Ingangsdatum bewaartermijn
Sollicitatiebrief, cv van sollicitant, correspondentie omtrent sollicitatie, getuigschriften, referenties, VOG Uiterlijk vier weken bewaren zonder toestemming óf uiterlijk een jaar bewaren met toestemming van de sollicitant Na beëindiging sollicitatieprocedure

 

2. Werknemers

Document/gegevens Bewaartermijn Ingangsdatum bewaartermijn
Arbeidsovereenkomsten (inclusief wijzigingen en aanhangsels) Max. twee jaar Na het einde van het dienstverband
Correspondentie rondom ontslag, promotie, demotie, benoemingen en sollicitatieprocedure van werknemers Max. twee jaar Na het einde van het dienstverband
Correspondentie UWV en bedrijfsarts Max. twee jaar Na het einde van het dienstverband
Gegevens zieke werknemer Max. twee jaar Na het einde van het dienstverband
Opleidingsgegevens Max. twee jaar Na het einde van het dienstverband
Verslagen functionerings- en beoordelingsgesprekken, financiële problemen werknemer, probleemsituaties Max. twee jaar Na het einde van het dienstverband
Verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter Max. twee jaar Na het einde van het dienstverband
Kopie identiteitsbewijs Min. vijf jaar Na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd
Kopie identiteitsbewijs derden/ingeleende werknemers met tewerkstellingsvergunning Min. vijf jaar Na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd
Loonbelastingverklaringen Min. vijf jaar Na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd
Pensioengegevens en –stukken, burgerlijke staat, stamkaart, arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap Min. zeven jaar Na het boekjaar waarop ze betrekking hebben
Salarisafspraken en voorwaarden Min zeven jaar Na het einde van het dienstverband

 

3. Klanten/cliënten en overige partijen

Document/gegevens Bewaartermijn Ingangsdatum bewaartermijn
Administratieve gegevens zoals facturen, bonnen, bankafschriften en bewijzen van uitgaven en inkomsten Min. zeven jaar Na de eerste verwerking c.q. registratie van gegevens
Overeenkomsten van opdracht en gerelateerde documenten met persoonsgegevens van bijvoorbeeld opdrachtgevers en opdrachtnemers Min. vijf jaar

(in verband met aansprakelijkheid mogelijk 20 jaar)

De dag na beëindiging van de overeenkomst van opdracht ex artikel 7:400 BW e.v.
Overige gegevens van klanten/cliënten en overige partijen Niet langer dan noodzakelijk voor het voldoen aan de verwerkingsdoeleinden, een concrete bewaartermijn wordt niet gegeven in de AVG of andere wet- of regelgeving N.v.t.

 

 

Facebooktwitterlinkedin