Bewaartermijnen AVG
Een van de belangrijkste beginselen uit de AVG is het beginsel van ‘opslagbeperking’, neergelegd in artikel 5 lid 1 onder e AVG. Dit beginsel houdt – kort gezegd – in dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. In het kader van het beginsel van opslagbeperking is dit overzicht opgesteld.
Veel bewaartermijnen zijn afkomstig uit het Vrijstellingsbesluit Wbp. Dit besluit is vervallen per 25 mei 2018. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan dat de huidige bewaartermijnen over het algemeen niet zullen wijzigen. Wanneer aan voornoemde bewaartermijnen wordt voldaan, wordt waarschijnlijk voldaan aan de AVG. Belangrijk hierbij is dat persoonsgegevens in ieder geval niet langer dan noodzakelijk worden bewaard.
1. Sollicitanten
| Document/gegevens | Bewaartermijn | Ingangsdatum bewaartermijn |
| Sollicitatiebrief, cv van sollicitant, correspondentie omtrent sollicitatie, getuigschriften, referenties, VOG | Uiterlijk vier weken bewaren zonder toestemming óf uiterlijk een jaar bewaren met toestemming van de sollicitant | Na beëindiging sollicitatieprocedure |
2. Werknemers
| Document/gegevens | Bewaartermijn | Ingangsdatum bewaartermijn |
| Arbeidsovereenkomsten (inclusief wijzigingen en aanhangsels) | Max. twee jaar | Na het einde van het dienstverband |
| Correspondentie rondom ontslag, promotie, demotie, benoemingen en sollicitatieprocedure van werknemers | Max. twee jaar | Na het einde van het dienstverband |
| Correspondentie UWV en bedrijfsarts | Max. twee jaar | Na het einde van het dienstverband |
| Gegevens zieke werknemer | Max. twee jaar | Na het einde van het dienstverband |
| Opleidingsgegevens | Max. twee jaar | Na het einde van het dienstverband |
| Verslagen functionerings- en beoordelingsgesprekken, financiële problemen werknemer, probleemsituaties | Max. twee jaar | Na het einde van het dienstverband |
| Verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter | Max. twee jaar | Na het einde van het dienstverband |
| Kopie identiteitsbewijs | Min. vijf jaar | Na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd |
| Kopie identiteitsbewijs derden/ingeleende werknemers met tewerkstellingsvergunning | Min. vijf jaar | Na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd |
| Loonbelastingverklaringen | Min. vijf jaar | Na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd |
| Pensioengegevens en –stukken, burgerlijke staat, stamkaart, arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap | Min. zeven jaar | Na het boekjaar waarop ze betrekking hebben |
| Salarisafspraken en voorwaarden | Min zeven jaar | Na het einde van het dienstverband |
3. Klanten/cliënten en overige partijen
| Document/gegevens | Bewaartermijn | Ingangsdatum bewaartermijn |
| Administratieve gegevens zoals facturen, bonnen, bankafschriften en bewijzen van uitgaven en inkomsten | Min. zeven jaar | Na de eerste verwerking c.q. registratie van gegevens |
| Overeenkomsten van opdracht en gerelateerde documenten met persoonsgegevens van bijvoorbeeld opdrachtgevers en opdrachtnemers | Min. vijf jaar (in verband met aansprakelijkheid mogelijk 20 jaar) | De dag na beëindiging van de overeenkomst van opdracht ex artikel 7:400 BW e.v. |
| Overige gegevens van klanten/cliënten en overige partijen | Niet langer dan noodzakelijk voor het voldoen aan de verwerkingsdoeleinden, een concrete bewaartermijn wordt niet gegeven in de AVG of andere wet- of regelgeving | N.v.t. |