December is voor werkgevers bij uitstek de maand om de regelingen voor het personeel onder de loep te nemen. Laat ik als werkgever geen voordeel liggen in 2019? Waarmee krijg ik te maken in 2020? Hierna lees je alles over de actiepunten voor het einde van dit jaar.

De Wab en Wab actiepunten in het kort

Enige tijd geleden hebben wij een nieuwsbrief aan je gestuurd met informatie over de Wet Arbeidsmarkt in balans. Hieronder nog een keer een samenvatting:

Totale duur van een reeks contracten (ketenregeling)
Aan het aantal en de duur van een reeks tijdelijke contracten zit een maximum: dat is nu drie contracten en twee jaar. Als een van beide wordt overschreden, ontstaat automatisch een vast contract. Als de werknemer langer dan zes maanden niet heeft gewerkt, tellen de vorige contracten niet meer mee.

• Vanaf 1 januari 2020 wordt de maximale duur van een reeks tijdelijke contracten verruimd van twee naar drie jaar;
• deze wetswijziging gaat direct in; dat betekent dat een tijdelijke werknemer wiens huidige tweede jaarcontract bijvoorbeeld op 1 februari 2020 afloopt, per die datum nog een derde jaarcontract (of korter) mag worden aangeboden;
• deze overgangsregels gelden, tenzij een voor de werknemer gunstiger regeling geldt op basis van een cao;
• deze nieuwe regels gelden ook voor tijdelijke oproepcontracten.

Het is aan te raden om deze aanpassing ook nu alvast mee te nemen bij het bepalen van de duur van tijdelijke contracten die je gaat sluiten of gaat verlengen. Nu spreken veel werkgevers drie contracten van zeven maanden af, om niet over de maximale duur van twee jaar heen te gaan en wel maximaal gebruik te maken van de mogelijkheid om drie contracten af te sluiten. Maar nu de totale duur drie in plaats van twee jaar mag zijn, is een andere verdeling wellicht wenselijker (bijvoorbeeld drie jaarcontracten).

Overige wijzigingen per 1 januari 2020

• Leasefiets

Per 1 januari 2020 geldt voor het privégebruik van de leasefiets een vaste bijtelling. Per januari 2020 geldt een bijtelling van 7 procent voor een leasefiets op basis van de consumentenadviesprijs van de fiets. Door deze versimpeling van de fiscale fietsregeling wordt het een stuk aantrekkelijker gemaakt een fiets van de zaak te krijgen. 

• Jeugd-LIV

Per 2020 zal er een halvering  plaatsvinden van het jeugd- lage-inkomensvoordeel (jeugd-LIV); per 2024 zal deze regeling helemaal ophouden te bestaan.
Vanaf 1 januari 2020 hebben werknemers van 21 jaar of ouder gedurende het gehele kalenderjaar recht op het volledige minimumloon. Daarmee vervalt de groep 21-jarigen voor het jeugd-LIV. Zij kunnen, als de werknemers voldoen aan de eisen, wel onder het normale LIV-vallen.

• LIV

Ook het maximumbedrag aan lage-inkomensvoordeel (LIV) gaat van € 2.000 naar € 1.000.

• Werkkostenregeling

De huidige vrije ruimte bedraagt 1,2% van de totale fiscale loonsom van de werknemers. In 2020 zal deze vrije ruimte stijgen naar 1,7% over de eerste € 400.000. Voor het bedrag boven de € 400.000 blijft het percentage van 1,2% gelden.

Bij overschrijding van de vrije ruimte moet er over het meerdere 80% loonbelasting (eindheffing) betaald worden. Het kan ook zo zijn dat er nog vrije ruimte over is. In dat geval kan er in 2019 nog gebruik gemaakt worden van deze ruimte. Doorschuiven van een overschot naar andere jaren is niet mogelijk.

Onder de werkkostenregeling (WKR) is het essentieel dat je weet welke vergoedingen en verstrekkingen je geeft aan de medewerkers. Maak daarom een inventarisatie van alle personeelsverstrekkingen zoals mobiele telefoons, een personeelsfeest, een kerstgeschenk, een cursus, een kostenvergoeding of een fiets van de zaak.

Vervolgens stel je de belastingvrije forfaitaire ruimte vast binnen het bedrijf. In 2019 bedraagt deze 1,2% van de totale fiscale loonsom. Vervolgens bepaal je hoe de personeelsverstrekkingen zich verhouden tot de ruimte van 1,2%. Dit kan aanleiding geven om de arbeidsvoorwaarden aan te passen om optimaal gebruik te maken van de werkkostenregeling (WKR). Deze inventarisatie vormt de basis om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen wel of niet toe te wijzen aan de vrije ruimte.

Het gebruikelijkheidscriterium geldt voor het aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsbestanddeel. Dit betekent dat het gebruikelijk moet zijn dat de werkgever de eventuele belastingheffing over een vergoeding of verstrekking voor zijn eigen rekening neemt. Een afwijking van maximaal 30% is hierbij toegestaan. Twijfel je over de vraag of wat er verstrekt of vergoed wordt aan de werknemer binnen deze norm valt, neem dan contact op met onze specialist loonbelasting.

Houd gedurende het jaar bij in hoeverre de vrije ruimte in de werkkostenregeling wordt benut. Houd hierbij ook rekening met de komende uitgaven die ten laste van de vrije ruimte komen, zoals een kerstpakket of een personeelsfeest. Is er nog ruimte over aan het einde van het jaar? Deze ruimte kan je benutten voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel. Hierbij moet wel rekening worden gehouden met de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. De Belastingdienst beschouwt een bedrag van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar als gebruikelijk.

Tip: toepassing WKR bij borrel of feest

Wil je een borrel of feest geven? Organiseer dit dan op het eigen bedrijf in plaats van op een externe locatie. De kosten van een feest op de eigen werkplek blijven buiten de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Er moet dan alleen een bedrag van € 3,35 toegevoegd worden aan de WKR-pot als tijdens het feest een maaltijd wordt geserveerd. Dit forfait is aanzienlijk goedkoper dan de werkelijke waarde van de maaltijd.

• Bijtelling auto

De bijtelling voor de emissievrije (elektrische) auto’s gaat per 2020 omhoog van 4% naar 8%. Daarnaast wijzigt het deel van de cataloguswaarde waarop de korting van toepassing is van € 50.000 naar € 45.000. Alles daarboven valt onder het algemene bijtellingspercentage  van 22%.

Denk aan de bijtelling voor de auto van de zaak
Voor het privégebruik van een auto van de zaak moet een bijtelling bij het inkomen worden toegepast. De standaardbijtelling bedraagt sinds 2017 22% van de catalogusprijs van de auto. Voor auto’s die voor 2017 zijn aangeschaft of geleaset gelden andere percentages. Lagere bijtellings-percentages gelden gedurende 60 maanden. Daarna geldt het standaard bijtellingpercentages.

Let op! Voor auto’s van vóór 2017 bedraagt de standaardbijtelling niet 22% maar 25%.

Controleer de rittenadministratie
Er hoeft geen bijtelling plaats te vinden als de werknemer kan bewijzen dat er op jaarbasis niet meer dan 500 km privé gereden wordt met de auto. Dat bewijs kan geleverd worden met een sluitende rittenadministratie. De werkgever moet deze controleren en bij de loonadministratie bewaren. Klopt de rittenadministratie niet, dan moet er bijtelling toegepast worden!

Verklaring geen privégebruik
De bijtelling kan ook achterwege blijven als de werknemer een verklaring aflegt bij de Belastingdienst dat de auto niet privé gebruikt wordt en deze verklaring aan de werkgever overhandigt. Ook dan moet de werknemer kunnen bewijzen dat er op jaarbasis niet meer dan 500 km privé met de auto gereden is!

Let op! Het intrekken van een verklaring geen privégebruik in de loop van het jaar kan fiscale gevolgen hebben. De bijtelling geldt namelijk voor het gehele jaar indien een auto ter beschikking staat en moet dus gecorrigeerd worden om te voorkomen dat te weinig loonbelasting is betaald.

Minimumloon per 1 januari 2020

De minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft de bedragen van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag per 1 januari 2020 vastgesteld. Voor werknemers van 21 jaar en ouder geldt het volledige minimumloon. Voor jongere werknemers geldt een leeftijdsafhankelijk percentage van het volledige minimumloon.

Het bruto minimumuurloon is niet alleen afhankelijk van de leeftijd maar ook van het aantal gewerkte uren per week. Per 1 januari 2020 gelden de volgende bedragen.

Bron: Ministerie van Sociale Zaken | besluit | Staatscourant 2019 nr. 56680 | 31-10-2019

• Premies
• De werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) gaat omlaag van 6,95% naar 6,7%.
• De gemiddelde premie Werkhervattingskas (Whk) gaat omhoog van 1,24% naar 1,25%.

Overige wijzigingen per 1 januari 2020

Zo vraag je straks transitievergoeding voor zieke werknemer terug

Veel werkgevers houden een werknemer na twee jaar ziekte ‘slapend’ in dienst, omdat ze geen transitievergoeding willen (of kunnen) betalen. Maar vanaf 1 april 2020 treedt een compensatieregeling in werking, waarmee werkgevers de betaalde transitievergoeding kunnen terugvragen. Dat kan met terugwerkende kracht vanaf 1 juli 2015. Let wel op, dat u belangrijk bewijsmateriaal moet bewaren om in aanmerking te komen voor terugbetaling!

Met de Regeling compensatie transitievergoeding wil de overheid een oplossing bieden voor het probleem van de slapende dienstverbanden. Daarmee kan de werkgever gecompenseerd worden voor de transitievergoeding die hij moet betalen als hij een werknemer ontslaat die langer dan 2 jaar ziek is. De aanvraag voor de compensatie wordt afgehandeld door het UWV. Het geld komt uit het Algemeen werkloosheidsfonds (Awf). De premies voor dat fonds gaan voor alle werkgevers daardoor wél omhoog.

Aanvraag indienen vanaf 1 april 2020

Vanaf 1 april 2020 kunnen werkgevers een aanvraag indienen als zij een langdurig arbeidsongeschikte werknemer ontslaan of hebben ontslagen sinds 1 juli 2015.

• De aanvraag moet voor oude gevallen worden gedaan binnen een half jaar nadat de regeling in werking treedt.
• Voor nieuwe gevallen geldt dat de aanvraag binnen zes maanden na volledige betaling van de transitievergoeding moet worden ingediend.

Het UWV neemt voor oude gevallen binnen zes maanden een beslissing over het toekennen van de compensatie. Voor nieuwe gevallen geldt in principe een beslistermijn van 8 weken, maar die mag worden verlengd.

U krijgt een bedrag gecompenseerd dat past binnen de wettelijke kaders. Dus als u een hogere vergoeding geeft, bijvoorbeeld een vergoeding bij een beëindiging met wederzijds goedvinden, krijgt u toch maar maximaal het wettelijk vereiste bedrag voor de transitievergoeding terug.

Als u gebruik wilt maken van de compensatieregeling, is het verstandig om alle documenten te bewaren over het einde van het dienstverband en de reden daarvan. Dat geldt ook voor de berekening en betaling van de transitievergoeding.

Het UWV gaat bij de beoordeling van de aanvraag zoveel mogelijk gebruik maken van gegevens die al bij de uitvoeringsinstantie bekend zijn. In de tweede helft van 2019 geeft het UWV een overzicht van aanvullende documenten die nodig zijn. Bewaar in ieder geval de volgende documenten goed zodat u ze, als het nodig is, mee kunt sturen met uw aanvraag:

• De ontslagvergunning.
• De beëindigingsovereenkomst (inclusief documenten waaruit blijkt wanneer de werknemer ziek was en dat hij bij het einde van de arbeidsovereenkomst nog steeds ziek was).
• Gegevens die gebruikt zijn om de hoogte van de transitievergoeding te berekenen.
• Bewijs dat de (totale) transitievergoeding betaald is.

Aanvraagprocedure via internet

Het UWV zal een formulier op internet zetten waarbij de werkgever zoveel mogelijk wordt begeleid bij het indienen van de aanvraag, zodat een vlotte afhandeling kan plaatsvinden. Om te beoordelen of recht bestaat op compensatie en wat de hoogte daarvan is, moet UWV in ieder geval het volgende kunnen vaststellen:

• dat sprake was van een arbeidsovereenkomst;
• de duur van de arbeidsovereenkomst;
• dat de werknemer ziek uit dienst is gegaan;
• dat transitievergoeding is betaald;
• hoe de berekening van de transitievergoeding heeft plaatsgevonden; en
• hoe hoog de kosten van de loondoorbetaling tijdens ziekte waren.

Aanvullingen en privacyaspecten

Bij een incomplete aanvraag, mag de werkgever deze aanvullen (binnen 14 dagen voor nieuwe gevallen en 28 dagen voor oude gevallen). Als binnen die termijn alle benodigde documenten binnen zijn, is sprake van een tijdig ingediende aanvraag die in behandeling zal worden genomen.

Werkgevers hoeven niet bang te zijn dat ze in strijd handelen met de privacyregels als ze de gegevens van de werknemer aan het UWV verstrekken. In de toelichting van de regeling is uitgelegd dat de verwerking van deze persoonsgegevens in overeenstemming zijn met de bepalingen van de AVG.

Gegevens die de werkgever moet verstrekken voor compensatie transitievergoeding

• De arbeidsovereenkomst met de betreffende werknemer.
• Wanneer de arbeidsovereenkomst niet van rechtswege is geëindigd: papieren waaruit blijkt dat de arbeidsovereenkomst is beëindigd wegens langdurige arbeidsongeschiktheid.

Dit kunnen zijn:

• de beschikking waaruit blijkt dat UWV toestemming heeft verleend voor opzegging van de arbeidsovereenkomst wegens langdurige arbeidsongeschiktheid;
• de beschikking van de kantonrechter waaruit blijkt dat de arbeidsovereenkomst om die reden is ontbonden; of
• de beëindigingsovereenkomst voor het met wederzijds goedvinden beëindigen van de arbeidsovereenkomst wegens langdurige arbeidsongeschiktheid (ná het aflopen van de periode van het opzegverbod tijdens ziekte).
• Wanneer de arbeidsovereenkomst niet is opgezegd wegens langdurige arbeidsongeschiktheid na toestemming van UWV: een verklaring van de werkgever dat de werknemer ziek was op het moment dat de arbeidsovereenkomst eindigde, de periode gedurende welke de werknemer ziek is geweest en de naam van de behandelend bedrijfsarts.
• Het door de werkgever tijdens ziekte betaalde loon (aan de hand van loonstroken).
• De gegevens die gebruikt zijn om de hoogte van de transitievergoeding te berekenen.
• Bewijs van betaling van de (transitie)vergoeding. Bij betaling in termijnen zullen betalingsbewijzen moeten worden overlegd waaruit blijkt dat de gehele vergoeding is voldaan.