Bewaarplicht van jouw administratie

Als 2020 voorbij is kan je dan al je administratie weggooien? Nee, helaas. Iedere ondernemer is namelijk wettelijk verplicht zijn administratie minimaal 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).

Dus tot en met 2013 kan weg? Meestal wel, maar niet altijd!
Zeven plus … De bewaartermijn begint te lopen na afloop van het boekjaar. Omdat iedere ondernemer in de uitstelregeling zit voor de aangiftes, wordt de bewaartermijn van dat jaar verlengd met het verkregen uitstel. De verlengtermijn is dan 12 maanden. Dus alles tot en met 2012 kan worden vernietigd. Maar langer bewaren mag natuurlijk altijd en kan soms handig zijn als je iets uit een ver verleden moet terug zoeken.

OG-zaken: 10 jaar bewaarplicht
Gegevens met betrekking tot de koop of verkoop van onroerende zaken, zoals een notariële akte, moet je 10 jaar bewaren. Dit i.v.m. de btw-herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting.

Alle gegevens over jouw onderneming die je vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij de administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

  • kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
  • financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
  • tussentijds gemaakte controleberekeningen
  • ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
  • bankafschriften
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • agenda’s en afsprakenboeken, ook digitale agenda’s in bijvoorbeeld Outlook, Gmail en op je telefoon
  • correspondentie
  • software en databestanden

Veel gegevens worden eerst digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie, maar bijvoorbeeld ook om de zakelijke agenda die je bijhoudt met de mobiele telefoon. Of de verkoopgegevens die je registreert met een kassasysteem en de administratie en delen van het bedrijfsproces (zoals verkoop via een webwinkel) die via internet gaan. Ook die gegevens dien je 7 jaar te bewaren. je bent zelf verantwoordelijk om een goede back-up van alle digitale gegevens te maken en bewaren.

Je kan onderaan deze nieuwsbrief een folder van de Belastingdienst downloaden over de geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht.

Interessant? Deel dit bericht!

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email