U stuurt een factuur (rekening) als u goederen en diensten levert aan andere ondernemers. U stuurt ook een factuur aan een rechtspersoon die geen ondernemer is. Bijvoorbeeld een vereniging of een stichting. Sommige ondernemers hoeven niet aan alle eisen voor facturen te voldoen.
Hoe moet u een factuur opstellen?
Uw factuur moeten aan een aantal wettelijke eisen voor facturen voldoen. U vermeldt onder meer:
- uw btw-identificatienummer (btw-id)
- het btw-bedrag
- de factuurdatum
- het factuurnummer
- uw naam en adres
- de naam en het adres van uw afnemer
- uw KVK-nummer
- de datum
- welke goederen of diensten u levert
- hoeveel goederen u levert
U moet uw facturen opeenvolgend (in een reeks) nummeren. Facturen die niet aan deze eisen voldoen, moet u herstellen. Uw klant heeft anders geen recht op aftrek van btw.
Aangepaste factuureisen
Voor sommige ondernemers gelden aangepaste factuureisen. Bijvoorbeeld voor ondernemers in het openbaar vervoer, taxivervoer en in de horeca. Ook zijn sommige producten vrijgesteld van btw. Levert u goederen of diensten aan particulieren? Dan bent u meestal niet verplicht om een factuur te maken.
Eenvoudige factuur
Is het bedrag van de factuur niet hoger dan € 100 (inclusief btw)? Of stuurt u een factuur die de oorspronkelijke factuur wijzigt (creditfactuur)? Dan mag u een vereenvoudigde factuur sturen.
Uw factuur sturen
U moet uw factuur uiterlijk sturen op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u heeft geleverd. Daarna moet uw klant binnen de betalingstermijn de factuur betalen. Dus een doorlopende opdracht die start op 2-1-2022 en klaar is en opgeleverd wordt aan de klant op 30-11-2022 moet op uiterlijk 15-12-2022 worden gefactureerd!
Verjaringstermijn
Stuurt u geen factuur, dan kan die verjaren. De klant hoeft dan vaak niet meer te betalen. Een factuur verjaart 5 jaar nadat de voorgeschreven betalingstermijn is verstreken. Verkoopt u producten aan particulieren (consumentenkoop)? Dan is de verjaringstermijn 2 jaar. Voor diensten aan consumenten geldt de verjaringstermijn van 5 jaar.
U kunt de verjaringstermijn verlengen door de klant een (aangetekende) brief te sturen. De verjaringstermijn begint dan opnieuw. Dat heet stuiten.
Bewaarplicht facturen
Uw facturen zijn onderdeel van uw administratie. U bent wettelijk verplicht om uw administratie een bepaalde tijd te bewaren. U bewaart uw facturen 7 jaar. Facturen over onroerende goederen bewaart u 10 jaar. Onroerende goederen zijn bijvoorbeeld grond en gebouwen.
U mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Deze moeten dan wel juiste en volledige weergaven van het origineel zijn.
Elektronisch factureren en digitaal factureren
U kunt uw factuur op papier sturen, maar u kunt ook elektronisch of digitaal factureren. Elektronische en digitale facturen moeten aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als een papieren factuur.
Een elektronische factuur (e-factuur) stuurt u vanuit uw geautomatiseerde systeem naar het systeem van uw klant. Hiermee moet de klant wel akkoord gaan. Hij is niet verplicht om een e-factuur te accepteren. Elektronisch factureren mag binnen de hele Europese Unie (EU).
Factuur naar een bedrijf in het buitenland
Doet u zaken met bedrijven in andere EU-landen? Dan krijgt u naast de algemene eisen ook te maken met extra factuureisen bij goederen en diensten. Ook stellen EU-landen eisen aan elektronische facturen.